武汉市统计局 武汉市统计局

武汉市统计局政府采购内部控制制度

   为进一步提升财政资金的使用效率、加强对政府采购的规范管理、根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《湖北省省级政府采购工作规程》《省财政厅关于2016年省级政府采购协议供货(服务)有关事项的通知》《省财政厅关于省级政府采购项目信息公告有关事项的通知》《武汉市直部门单位政府采购工作规程》《市人民政府办公厅关于印发武汉市2017政府集中采购目录及采购限额标准的通知》等法律法规和相关规定,结合单位实际,特制定本制度。

第一条  本制度适用于局机关各处室、事业单位使用财政性资金采购年度政府采购目录以内或采购限额标准以上的采购项目。 

第二条  本制度所称的采购项目,包括货物、工程和服务的采购。

第三条  岗位责任与采购流程

  1、局办公室是采购项目的主体,按照法定职责,认真做好采购预算编制、采购计划实施、采购需求确定、采购文件编制、采购合同签订及履约验收、信息公开、答复询问质疑等工作,建立和完善内控制度,规范内部工作规程,落实政府采购政策。

  2、局财务室根据预算编制的要求,按照经费预算和资产配置标准,结合财政部《政府采购品目分类目录》以及市政府颁布的《年度政府集中采购目录及采购限额标准》等编制年度政府采购预算。要注重发挥政府采购政策功能,体现优先采购国货、节能产品、环保产品以及支持中小企业发展等政策,并在“武汉市政府采购预算执行监督管理系统”(以下简称“管理系统”)完成网络备案工作。

  3、应当根据项目特点,依法确定政府采购组织形式和采购方式。集中采购机构采购项目应当委托集中采购机构采购;部门集中采购项目由部门组织采购或委托采购代理机构采购;分散采购项目可自行组织采购或委托采购代理机构采购。适用电子商城采购范围的,应当实行电子商城采购。采购人员负责按照采购预算实施具体的采购活动,应当对采购项目的市场、技术、服务水平、供应、价格等情况进行市场调查,根据调查情况、资产配置标准等科学、合理地确定采购需求,进行价格测算。采购需求应当合规、完整、明确。必要时,应当就确定采购需求征求相关供应商、专家的意见。在此基础上确定采购方式、询价议价、拟定采购合同、完善采购文件。 

  4、市级一级预算单位汇总年批量采购量单价或者批量在30万元以下的货物和服务类项目(电子商城采购和协议供货(服务]除外),50万元以下的工程类项目不需编制政府采购预算。公开招标限额标准为单位单项或批量采购金第一次性达到100万元以上的货物、服务和工程类项目,必须实行公开招标。采购金额达到公开招标限额标准以上的货物和服务,因特殊情况需采用非招标采购方式的,应当在实施采购活动前获得市级财政部门的批准。不得将应当以公开招标方式采购的货物类或者服务类项目化整为零,或者以其他方式规避公开招标。若代理机构办理采购事宜的,应当与采购代理机构签订委托代理协议,明确委托的范围、权限和期限等具体事项,约定双方权利和义务。委派代表参加评审委员会的,要向采购代理机构出具授权函。

  5、对于单次采购金额超过5万元大宗设备、物资或重大服务采购项目,须报局长办公会或局党组会,由领导班子集体研究决定,同意后交由采购人员实施采购。

  6、各处室根据实际所需提供拟采购项目的主要型号、品牌、性能等技术参数指标,并填写“审批单”,经处室主要负责人和局办公室审批同意后,报分管财务的局领导审定,同意后交由采购人员实施采购。各处室使用、保管人员负责所购货物的验收,并完善相关记录, 对超过500元的物品出具“固定资产验收单”验收单。

  7、局办公室负责审核采购价格、监督完善采购文件。 分管财务的局领导负责对采购合同、付款的审批。局财务室负责审核发票真伪、支付货款。

  8、应当在中标(成交)通知书发出之日起30 日内,按照采购文件确定的事项与中标(成交)供应商签订政府采购合同。自政府采购合同签订之日起2个工作日内,通过“武汉政府采购网”上传合同及附件,完成合同网络备案,系统同步推送至“湖北省政府采购网”进行公告。中标(成交)供应商拒绝签订合同的,局机关及所属事业单位可以按照评审报告推荐的中标(成交)候选人名单排序,确定下一候选人为中标(成交)供应商,也可以重新开展政府采购活动。应当按照政府采购合同规定的技术、服务、安全标准,组织对供应商履约情况进行验收,并出具验收书。应当按照政府采购合同约定,根据财政资金支付管理规定,及时向中标(成交)供应商支付采购资金。要依法公开政府采购项目信息,并按照财政预决算公开的要求,公布本单位政府采购预算安排及执行的总体情况,实现从采购预算到采购过程及采购结果的全过程信息公开。各部门(单位)对政府采购信息发布的真实性、及时性、完整性、准确性负责。

第四条  付款审批与执行

  1、采购及验收过程完成后,财务室要对采购形成的中标通知书、合同、采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭据的齐全情况进行严格审核。 

  2、采购人员将应付款项目报财务室,审核无误,经局办公室和分管局领导审核、审批后,执行付款结算。

第五条  资料管理

  采购结束后,采购人员应将采购过程中形成的各类采购资料,规范整理,制订目录,并与文件材料一致,交档案室立卷存档。 档案室应当妥善保存政府采购项目的采购文件,任何处室或个人不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年,可以用电子档案方式保存。

第六条  资产管理

  对采购项目,应列入固定资产登记的,采购人员要及时填好《固定资产验收单》,做到帐、物相符。 办公室、财务室应定期开展固定资产盘点工作,对未做到帐物相符的要查明原因,及时改进。

第七条  监督检查

  政府采购项目依法接受财政部门、 审计机关、监察机关的监督检查。同时局纪检监察室要不定期检查采购与付款业务内部控制、各项规定是否得到有效执行,对政府采购过程中的违法违纪违规行为进行调查处理。对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节,及时指出并督促整改。 

第九条  本制度自发布之日起执行。 

第十条  本制度由局办公室负责解释。 

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